BÜKOOP modelinde lojistik, dağıtım, gönüllülük

BÜKOOP artık bilimsel çalışmalara da konu oluyor sıklıkla 🙂
Bu çalışmalardan biri Uluslararası Tarımsal Araştırma ve Eğitim Merkezi’nden Zerrin Çelik tarafından yapılmakta. Kendisinin bize yönelttiği soruları bir hayli zihin açıcı bulduk, cevapladıktan sonra tüm BÜKOOP dostlarıyla da paylaşalım istedik, kendisinden de izin aldık, burada sizinle paylaşıyoruz. Lojistik, dağıtım, gönüllülük ve genel organizasyona dair BÜKOOP’la ilgili merak ettiğiniz pek çok şeyi buradan okuyabilirsiniz. Daha fazla sorunuz olursa bize yazın: koop@boun.edu.tr , hatta daha da iyisi bir nöbete uğrayın yüz yüze sohbet edelim 🙂
Keyifli okumalar,
BÜKOOP
A. ORGANİZASYON
1. Topluluğunuzun organizasyon modeli nedir?
Tüketim kooperatifi
2. Bu modele nasıl karar verdiniz?
Üniversitedeki paydaşların 2009 yılında bir araya gelmesiyle daha demokratik, şeffaf ve daha iyi organize işleyecek bir kurum olarak tüketim kooperatifi modeli seçilmiştir.
3. Bu modele karar verirken dikkate aldığınız özellikler nelerdir?
Şeffaflık ve demokratik yönetimi öne çıkaran, ortaklarına daha kolay hesap verebilen bir model olması sebebiyle kooperatif modeli tercih edilmiştir.
4. Topluluğunuzda tüketici/türetici olarak kaç kişi bulunuyor?
200 ortağımız var, ortak olmayan diğer BÜKOOP tüketicileri de en az 400-500 civarındadır diye tahmin ediyoruz.
5. Topluluğunuzun iletişimde olduğu üretici sayısı nedir?
20 civarı
6. Yeni üreticilerin katılımı nasıl gerçekleşiyor?
Bazen üreticiler Bükoop’u buluyor, bazen de Bükoop aranan ürün doğrultusunda araştırma yapıyor. Üretici Bükoop’u bulduğu zaman, üreticiden ürün bilgi formumuzu doldurmasını istiyoruz. Bu ürün bilgi formunda (websitesinden erişilebilir: www.bukoop.org) ürünün nasıl üretildiği, ilaç kullanıp kullanılmadığı, üreticinin yanında çalışan kişilerin durumu vs. gibi sorular mevcut. Bu bilgiler doğrultusunda Bükoop gönüllüleri toplantılarda yeni üreticileri ve ürünleri değerlendiriyor. Bükoop’a uygun olup olmadığı hem üretim açısından, hem fiyat açısından, hem de Bükoop pratiklerine, örneğin kargo, paketleme gibi konulara uyup uymadığı açısından değerlendiriliyor. Ürün sorumluluğunu almaya gönüllü de varsa, yeni üretici katılımı gerçekleşiyor. Bunun yanı sıra üreticimizin ürünleri hakkında diğer üreticilerimizden de bilen varsa referans almaya çalışıyoruz. Daha önce ürünlerinin laboratuvar testleri yapılmışsa bu da artı bir puan olabiliyor bazı durumlarda.
7. Topluluğunuza dahil edeceğiniz üreticiler ve ürünler için net ölçütleriniz var mı? Neler?
Küçük üretici olup olmadığı, ilaç kullanıp kullanmadığı, nasıl tohum kullandığı, nasıl üretim yaptığı, kooperatif pratiklerine uyum sağlayıp sağlayamayacağı değerlendiriliyor. Her zaman tüm bu kriterlerde ideal üreticiyi bulmak mümkün olmasa da, bahsi geçen kriterlerin bir kısmının sağlanması da duruma göre yeterli kabul edilebiliyor. Yerel pazarlardan ürün alarak tarhana, salça vb. üretim yapan kadın derneklerini de tercih edebiliyoruz örneğin.
8. Topluluğunuz açısından en önemli ölçüt nedir?
Bükoop’un gönüllüler ile yürüdüğünü ve bu gönüllülerin ve BÜKOOP’un etkinliklerinin sürekli değişim içerisinde olduğunu söyleyebiliriz. Bu sebeple en önemli ölçüt kavramı da zaman zaman değişim gösteriyor. En önemli ölçüt diye tek bir şeyden bahsetmek zor. Şeffaflık, demokratik yönetim (örneğin, gönüllülerin birbirini ikna etmesine dayanan ve herkese açık olan BÜKOOP toplantıları) ve güler yüzlü ve kapsayıcı olma şu anda en ön planda tuttuğumuz özelliklerimizden sayılabilir.
9. Üreticilerinizi nasıl denetliyorsunuz, kim denetliyor?
Üreticilerimizi gönüllülerimiz ve tüm BÜKOOP dostları denetleyebiliyor. Kooperatiften alışveriş yapanların soruları olduğunda, örneğin, ürün sorumlusu kişi üreticiyle iletişim kurarak ürün hakkında, üretim hakkında detaylı bilgi alıp paylaşıyor. Zaman zaman tarla ziyaretleri, üretici ziyaretleri yaparak üretim süreçlerini öğrenmeye çalışıyoruz. Bir sorunun olduğunu fark ettiğimizde diğer üreticilerimizden de destek alarak bu üreticinin sorununu çözmeye çalışıyoruz. BÜKOOP gönüllüleri, BÜKOOP mensubu diğer tüketiciler ve zaman zaman da üreticiler kendileri ürünlerini laboratuvar testlerine yolluyor ve bu sayede de ürünler hakkında daha derin bilgi edinebiliyoruz. Çeşitli üreticilerden ve kurumlardan da üreticiler hakkında bilgi topladığımız oluyor. Denetim süreçlerine bakışımız, karşılıklı birbirini tanıma, bilgi paylaşma ve güven inşa etme olarak şekilleniyor.
10. Ölçütlere uymayan bir üretici olursa nasıl davranıyorsunuz?
Dediğimiz gibi, üreticilerimizin tüm ölçütlerimize uymasını beklemiyoruz. Zaman zaman bazı ölçütler daha ön plana çıkabiliyor. Örneğin, bir kadın derneğinin yerel üretimini desteklemeye karar verdiysek, ürünlerin tamamen ekolojik olmasını beklemiyoruz. Bunun dışında üreticimizin önemli bulduğumuz başka bir ölçütle ilgili bir sorunu olduğunda, bu sıkıntının, sorunun nedenini öncelikle karşılıklı konuşarak anlamaya çalışıyoruz. Eğer doğrudan bunun çözümüne dair bir önerimiz yoksa tanıdığımız başka üreticilerden yardım istiyoruz. Genelde bu şekilde sorun kolaylıkla çözülüyor. Eğer çözüm bulunamıyorsa belli bir ürünü BÜKOOP’a getirmekten vaz geçtiğimiz durumlar da oluyor. Ama böyle durumlarda da öncesinde üreticiye yeterince açıklama yapıp derdimizi anlatmayı çok önemsiyoruz. Üreticilerimizle her zaman için uzun soluklu ilişkiler kurmak istediğimiz için, bir anda bir ürünü getirmekten vaz geçmek bizim için hiç doğru değil.
11. Topluluğunuzun işleyişinde aktif rol alan kişilerin görevleri nelerdir ve nasıl çalışıyorlar?
Topluluğumuzda her sene yaklaşık 20-25 gönüllü, nöbetlerde BÜKOOP’ta satış yapmaktan, muhasebe hesapları tutmaya, ürün sorumluluğundan, temizlik ve paketleme şenliklerine kadar pek çok aktivitede önemli rol oynuyor. Mali müşavirimiz hariç hiç ücretli çalışanımız yok, tüm işler haftada en az 3-4 saatlerini BÜKOOP’a ayıran gönüllüler tarafından organize ediliyor. Ürün sorumluluğu, temizlik şenliği sorumluluğu, hesap işleri sorumluluğu, sosyal medya ve duyuru sorumluluğu gibi pek çok görev doğal olarak sene içinde paylaşılıyor. Gönüllüler email grubumuzda yazışarak ya da haftalık toplantılarda tüm operasyonel ve stratejik kararları oybirliği ile alıyor. Birbirimizi ikna etmek ve hiç kimsenin alınan karar konusunda endişesi kalmayana kadar tartışmak bizim için çok önemli. Böylesi hiyerarşiden uzak ve demokratik bir yapının elbette zaman zaman çok hızlı karar veremediği de oluyor. Ama bunu da üreticilerimizi ve BÜKOOP mensuplarına anlatmaya çabalıyoruz.
12. Topluluğunuzda üretici ve tüketici/türetici olarak cinsiyet ağırlıkları bakımından durum nasıldır?
Eşit denilebilir. Gönüllüler arasında belli işlerin sadece kadınlar veya sadece erkekler tarafından yapılmaması için de çaba harcıyoruz. Üreticilerimiz arasında kadınların da önemli bir varlığı bulunmakta.
13. Topluluğunuzun tabi olduğu herhangi bir yasal düzenleme var mı? Herhangi bir sorun yaşıyor musunuz?
Tüketim kooperatifi olarak bir anasözleşmemiz ya da tüzüğümüz var. Websitesinde, sıkça sorulan sorulardan ulaşabilirsiniz: www.bukoop.org Bununla ilgili şimdiye kadar bir sorun yaşamadık.
B. LOJİSTİK, DAĞITIM VE SATIŞ SİSTEMİ
14. Topluluğunuzda aracısız olarak dağıtım ve satışı yapılan ürün sayısı nedir?
70 civarında
15. Bu ürünlerin içerisinde yaş meyve-sebzelerin oranı nedir?
%5 civarı
16. Yaş meyve-sebzeler yerine bunların işlenmiş ürünleri açısından talep farkı bulunuyor mu?
Yaş sebze meyve çok ciddi ilgi çekiyor, bu, günlük hayatta ekolojik olarak üretilmiş yaş sebze meyve bulmak kuru gıda bulmaya kıyasla daha zor olduğu için olabilir. BÜKOOP’a yaş sebze meyve geldiğinde genel olarak satışlar artıyor. Ciddi bir ihtiyaç olduğu için yaş sebze meyve BÜKOOP’a daha çok insan çekiyor. Yaş sebze meyve almak için gelen tüketiciler, yanı sıra kuru gıdalardan da alıyor çoğunlukla.
17. Satışve dağıtım yönteminiz nedir ve konuyla ilgili faaliyetleri nasıl yürütüyorsunuz?
BÜKOOP’un satış mekanı, dönem boyunca hafta içi her gün gönüllüler sayesinde öğlen yarım saat ve akşam üstü yarım saat olmak üzere, toplam günde bir saat açık oluyor. Bu sistem 4 senedir oturmuş vaziyette. Websitesi, facebook, twitter ve eposta aracılığıyla duyurularımızı yapıyoruz. Tanışma toplantıları, yılbaşı kutlamaları, üretici söyleşileri gibi yılda 3-4 kere düzenlediğimiz etkinlikler de var. BÜKOOP’un satış mekanı, bilginin paylaşıldığı, tüketicinin gönüllülere ya da hatta doğrudan üreticiye sorularını sorabildiği, bir ürünü tadabildiği ya da ürün hakkında endişe veya övgülerini dile getirebildiği bir sosyal kamusal mekan olarak pazarlama ve dağıtım için de çok önemli.
18. Dağıtım ve satışta karşılaştığınız sorunlar nelerdir?
BÜKOOP’un günde sadece 1 saat açık olması yeterli olmayabiliyor, daha uzun saatler açık olmak daha iyi olur, ama tabii gönüllülerin sayısının artmasıyla gerçekleşebilir bu. Hafta sonu açık olmasını isteyen tüketicilerimiz de var, bu yüzden şimdi bu seneden itibaren ayda bir kez cumartesileri 3-4 saat açıyoruz BÜKOOP’u. Okulda ve mahallemizde bilinirliğimizi daha çok arttırmamız gerekiyor, kısıtlı bir süre açık olduğumuz için yeterince tanınmıyoruz hala. Kısacası pazarlama ve dağıtımda en önemli kısıt (gönüllü) işgücü. Ne kadar çok kişiye ulaşabilirsek o kadar çok potansiyel gönüllümüz oluyor. Gönüllülerimiz idari personel, akademik personel ve öğrencilerden oluşuyor. Kimi zaman öğrencilerin hayatları sınavlar vs dolayısıyla daha düzensiz olabiliyor, fakat herkes yine de olabildiğince üstlendiği işleri sonuna kadar götürmeye çalışıyor. Gönüllülük ile ilgili algı, “gönlüme esen zamanda iş yaparım” şeklinde değil, “düzenli olarak belli işleri karşılığında para beklemeden yaparım” şeklinde olduğu sürece satış ve pazarlama işlerimiz de daha iyi yürüyor.
19. Ürün dağıtımının daha başarılı olması için neler yapıyorsunuz?
BÜKOOP’u daha uzun saatler açık tutmaya çalışıyoruz, daha fazla email duyurusu, bol fotoğraflı sosyal medyada ürün duyuruları yapmaya çalışıyoruz. Üreticiler ve ürünlerle ilgili daha çok bilgi edinmeye ve bunu BÜKOOP mensupları ile daha sık paylaşmaya gayret ediyoruz. Tarla veya üretici ziyaretlerine de olabildiğince çok BÜKOOP mensubunu götürmeye çabalıyoruz. Tüm bunlar bilinirliği arttırıyor, ürün satışının da artmasını sağlarken tüketicileri de tarım ve gıda ile ilgili konuları merak etmeye, sorgulamaya ve paylaşmaya yönlendiriyor.
20. Topluluğunuzda iletişimi nasıl sağlıyorsunuz?
Gönüllüler arasında ana iletişim email ile sağlanıyor. Ortaklara ve diğer BÜKOOP mensuplarına da duyurular email olarak iletiliyor. Buna ek olarak facebook, twitter ve web sitemizi de aktif olarak kullanmaya çalışıyoruz.
21. Siparişlerin alınması ve üreticiye iletilmesi için nasıl bir teknik altyapı kullanıyorsunuz?
Bir iki ürün dışında ürünler için sipariş toplamıyoruz. Siparişleri, geçmiş satış istatistiklerimiz, ürünün dayanıklılığı, depolama imkanlarımız, ürünün ortalama kaç günde elimizde olacağı gibi kriterleri göz önünde bulundurarak veriyoruz. Her ürün ya da ürün grubunun bir ürün sorumlusu var. Genelde işleri hafifletmek için bir ürüne/ürün grubuna iki ürün sorumlusu sağlamaya çalışıyoruz. Dropbox ve Google Drive üzerinden sipariş ve ödeme takibi yazıyoruz, bunu gönüllülerimizle paylaşıyoruz ve bu şekilde şeffaflık sağlıyoruz. Üreticilere ya telefon ya da email ile ulaşıyoruz.
22. Ürünlerin dağıtımında e-ticaretin (İnternet) etkin bir yöntem olduğunu düşünüyor musunuz? Düşüncenizle ilgili kısa bir açıklama yapabilir misiniz?
İdeal olarak her bölgede fiziksel mekanı olan, gönüllülükle yürüyen yerel tüketici kooperatiflerinin olmasını istiyoruz. Bilgi ve deneyim paylaşımı mekanı olarak BÜKOOP’un satış alanı, bizim sanal ortamdan çıkıp birbirimize temas etmemizi sağlıyor, üretici ve tüketiciyi fiziksel olarak da bir araya getirmek çok önemli bizce. Bu anlamda sadece e-ticarete dayalı yapıların güven inşa etmede yeterince başarılı olmadığını düşünüyoruz. Öte yandan yerel kooperatiflerin kurulmasını teşvik etmek, kooperatif modelinin bilinirliğini arttırmak amacıyla BÜKOOP’a gelen ürünlerin e-ticaret yöntemiyle de dağıtımını sağlamayı isterdik ancak şu anda gönüllü iş gücümüz yetmiyor.
23. Dağıtımlarınıza ortalama kaç türetici/üretici katılıyor ve ne kadar sürede tamamlanıyor?
Hafta içi her gün toplam 1 saatlik nöbetlerde tüm dağıtım/satış yapılıyor. Bunun dışında ayda bir kez de hafta sonu 3-4 saatliğine satış alanımızı açık tutmayı hedefliyoruz bu seneden itibaren. Bu şekilde yaptığımız satışlarda veya dağıtımda toplamda 20-25 kişi gönüllü olarak çalışıyor. Zaman zaman bu sayının arttığı veya azaldığı da oluyor tabii.
24. Satın alınan ürünler için ödemeler nasıl yapılıyor? Üreticilerle risk paylaşımı yapılıyor mu, nasıl?
Ödemeler genellikle ürünün BÜKOOP’a ulaşmasından en geç 1-2 hafta sonra üreticilere yapılıyor. Bu sürede gelen ürünün bir kısmı satılmış oluyor ve nakit akışı da böylece kolaylaşıyor. BÜKOOP’ta satılmayacağını düşündüğümüz ürünleri baştan üreticiye iletiyoruz, ya bu ürünlerden hiç sipariş vermiyoruz ya da belli bir süre sonra sorun olacağını anladıysak bir sonraki sefer sipariş etmeyeceğimizi üreticiye bildiriyoruz. Üreticilere olabildiğince senelik talebimizin ne olacağını ekim dikim yapılmadan önce iletmeye çalışıyoruz ki, üretici de planlamasını buna göre yapabilsin. Bunun üreticileri desteklemekteki en güçlü yanlarımızdan biri olduğunu düşünüyoruz. Böylece seneler içerisinde üreticiler ve BÜKOOP arasında güven tesis edilebiliyor. Riskler de bu güvene dayalı olarak üreticiyle ortak karar alınmak suretiyle paylaşılıyor.
25. Aracısız gıda ağı ve topluluklarının gelişmesi ve yaygınlaşması için öneriniz nedir?
1. Daha fazla sayıda tüketim kooperatifinin işyerlerinde, mahallelerde kurulması, gönüllülük anlayışıyla çalışması ve daha çok insana gıda egemenliği ideallerinin bu şekilde (ihtiyaç temelli olarak) aktarılması.
2. Gıda alanında faaliyet gösteren sivil toplum kuruluşlarının, üreticilere altyapı desteği veren projeler yapması. Üreticilerimizde gördüğümüz en önemli sorunlar, depolama gibi altyapı eksiklikleri, fiyatlandırmaya dair sorunlar, paketleme ve kargolamaya dair problemler, ticari ve hukuki bilginin eksikliği. Sivil toplum kuruluşları üreticilerin sorunlarının sadece aracılar olduğunu varsaymamalı, aracıların ortadan kalktığı doğrudan gıda tedariğinin sağlandığı durumlarda bile hem üreticiler hem tüketiciler pek çok altyapı problemiyle karşı karşıya kalıyor. Bunların çözümü de bilginin sistematik olarak üretilmesi ve yayılması.
3. Bilinirlik yükselten kampanyalara verilen fonlar kadar, üreticilere altyapı sağlayabilecek fonların da geliştirilmesini ve dağıtılmasını elzem görüyoruz. Üreticilere çeşitli ulusal veya uluslararası projelere ve fonlara başvurabilmeleri için ücretsiz ve karşılıksız danışmanlık hizmeti sağlanması da (STK’lar tarafından) pek çok yeni küçük üreticinin üretime devam etmesini sağlayabilecektir.